كيف تُعد دليل سياسات مالية؟

الملخص التنفيذي

دليل السياسات المالية هو الوثيقة المرجعية العليا التي تنظّم كيفية إدارة المال داخل الشركة: من يعتمد الصرف، كيف تُسجَّل العمليات، ما حدود الصلاحيات، وكيف تُدار المخاطر. وجود دليل واضح ومُحدَّث يقلّل الأخطاء والتلاعب، يسهّل التدقيق، ويعزّز ثقة الملاك والبنوك والجهات الرقابية. هذا المقال يقدّم منهجية عملية لإعداد دليل سياسات مالية احترافي قابل للتطبيق فوراً.

أولاً: ما هو دليل السياسات المالية؟

هو مستند رسمي معتمد من الإدارة العليا يحدّد:

• القواعد المالية المعتمدة داخل الشركة

• الإجراءات والضوابط لتنفيذ العمليات المالية

• الصلاحيات والمسؤوليات لكل مستوى إداري

• المرجع المحاسبي المستخدم (IFRS أو غيره)

باختصار: الدليل يجيب عن سؤال «كيف نُدير المال داخل الشركة؟» وليس «كم ربحنا؟».

ثانياً: لماذا تحتاج شركتك إلى دليل سياسات مالية؟

• توحيد الممارسات المالية ومنع الاجتهادات الفردية

• تقليل مخاطر التلاعب والأخطاء المحاسبية

• تسهيل عمل المدقق الداخلي والخارجي

• تسريع اتخاذ القرار المالي بثقة

• شرط أساسي للبنوك، المستثمرين، والحوكمة الجيدة

ثالثاً: المبادئ الأساسية قبل البدء

قبل كتابة أي سياسة، تأكّد أن الدليل:

1. متوافق مع القوانين المحلية والمعايير المحاسبية

2. واضح وبسيط وقابل للتطبيق عملياً

3. يتناسب مع حجم الشركة (لا إفراط ولا تفريط)

4. مكتوب بلغة إجرائية وليس إنشائية

5. معتمد رسمياً من الإدارة العليا أو مجلس الإدارة

رابعاً: الهيكل القياسي لدليل السياسات المالية

1️⃣ المقدمة والنطاق

• هدف الدليل

• الجهات المشمولة (الشركة، الفروع، الشركات التابعة)

• تاريخ الإصدار وآلية التحديث

2️⃣ الحوكمة المالية والصلاحيات

تشمل:

• هيكل الإدارة المالية

• مصفوفة الصلاحيات (Delegation of Authority)

  • من يعتمد الصرف؟

  • حدود الموافقات المالية

• دور مجلس الإدارة / لجنة التدقيق

3️⃣ السياسات المحاسبية الأساسية

تشمل – كحد أدنى:

• سياسة الاعتراف بالإيرادات

• سياسة المصروفات

• سياسة الأصول الثابتة والاستهلاك

• سياسة المخزون

• سياسة المخصصات والديون المشكوك في تحصيلها

• سياسة العملات الأجنبية

• سياسة الضرائب

يُذكر المعيار المحاسبي المرجعي لكل سياسة (مثل IFRS).

4️⃣ سياسة الموازنة والتخطيط المالي

• إعداد الموازنة السنوية

• المراجعة الدورية والانحرافات

• آلية اعتماد التعديلات

• مسؤوليات الإدارات المختلفة

5️⃣ سياسة النقد والبنوك

• إدارة الخزينة

• فتح الحسابات البنكية

• التسويات البنكية

• إدارة النقدية والصناديق

• التوقيعات المعتمدة

6️⃣ سياسة المشتريات والدفع

• دورة الشراء (طلب – اعتماد – استلام – دفع)

• اختيار الموردين

• أوامر الشراء

• فحص الفواتير

• ضوابط الدفع

7️⃣ سياسة الرواتب والمكافآت

• إعداد الرواتب

• الموافقات

• الخصومات

• الحوافز والمكافآت

• التسويات النهائية

8️⃣ الرقابة الداخلية وإدارة المخاطر

• فصل المهام

• ضوابط الوصول للأنظمة

• آليات اكتشاف الاحتيال

• الإبلاغ عن المخالفات

9️⃣ سياسة التقارير المالية

• التقارير الشهرية والربع سنوية

• التقارير للإدارة العليا

• التقارير للملاك والجهات الخارجية

• الجداول الزمنية للإقفال المالي

🔟 سياسة التدقيق والمراجعة

• التدقيق الداخلي

• التعامل مع المدقق الخارجي

• متابعة الملاحظات

• خطط التصحيح

1️⃣1️⃣ حفظ السجلات والوثائق

• مدة الاحتفاظ بالمستندات

• الأرشفة الورقية والإلكترونية

• السرية وحماية البيانات

خامساً: الشكل القياسي لكل سياسة داخل الدليل

كل سياسة يجب أن تحتوي على:

1. عنوان السياسة

2. الهدف

3. النطاق

4. المرجع النظامي أو المحاسبي

5. السياسة (القواعد)

6. الإجراءات العملية

7. المسؤوليات

8. تاريخ الاعتماد والمراجعة

سادساً: أخطاء شائعة يجب تجنّبها

• نسخ سياسات جاهزة لا تناسب طبيعة الشركة

• سياسات عامة وغير قابلة للتطبيق

• عدم تحديد المسؤوليات بوضوح

• غياب الاعتماد الرسمي

• عدم تحديث الدليل مع نمو الشركة

سابعاً: كيف تعتمد وتفعّل الدليل؟

1. مراجعته من الإدارة المالية

2. اعتماده من الإدارة العليا / مجلس الإدارة

3. توزيعه على الإدارات المعنية

4. تدريب الموظفين عليه

5. ربطه بالأنظمة المحاسبية

6. مراجعته سنوياً أو عند أي تغيير جوهري